Vorlagenverwaltung mit lobo
Das Vorlagenmanagementsystem für Office Vorlagen
Welche ist denn nun die aktuelle Version der Faxvorlage? Entspricht der Brief den CI-Richtlinien? Wo steckt bloß die Verfahrensanweisung für den Produktionsprozess? Ein neuer Brief – und jedes Mal wieder dieselben Daten eingeben? Solchen und ähnlich ineffizienten, zeitraubenden Aktionen können Sie ab sofort ein Ende setzen. Diese intelligente Vorlagenverwaltung erleichtert das Organisieren von firmenspezifischen Vorlagen, minimiert den Suchaufwand, stellt ein automatisches Zugreifen auf die jeweils aktuellste Fassung sicher und sorgt für ein durchgängiges Erscheinungsbild Ihres Unternehmens nach innen und außen.
Dynamische Inhalte ohne Programmierung
lobo bietet dem Administrator Möglichkeiten, dynamische Inhalte und Felder in der Dokumentvorlage zu integrieren – völlig ohne Programmierung. Den Vorlagen können z. B. auf einfachste Weise Variablen auf der Basis des User-Profiles oder des User-Standortes mitgegeben werden. Wahlweise kann dafür per integrierter Schnittstelle Microsoft ActiveDirectory angebunden werden um Feldinhalte bereitzustellen.
Vorteile
VBA-freie Vorlagen (Visual Basic for Applications), keine Programmierung für dynamische Inhalte kein Office-VBA Know-how für Vorlagenerstellung und -pflege erforderlich Zeit- und Kostenersparnis bei Erstellung und Pflege des Fußzeilen-Textbausteins
Schnelle und zentrale Pflege der Vorlagen
Keine Flut an verschiedenen Vorlagen-Versionen! Mit einer systematischen Vorlagenverwaltung steuern Sie zentral die Einbindung neuer oder die Pflege bestehender Dokumenten-vorlagen. Damit haben alle Mitarbeiter, egal in welcher Niederlassung oder an welchem Standort, sofort nur noch Zugriff auf die jeweils aktuellste, freigegebene Dokumenten- und Formularvorlage.
Konforme E-Mail-Signatur
Mit unserer Lösung bekommen Sie automatisch eine firmenspezifische E-Mail-Signatur für Microsoft Outlook zur Verfügung gestellt. Es werden damit stets die Vorgaben des Unternehmens für die E-Mail-Signatur eingehalten, denn auch hier werden Änderungen zentral durch den Administrator weitergegeben. Dabei werden alle Formate (html, rtf, txt) berücksichtigt. Individuelle Signaturen können definiert und z. B. nach Unternehmensbereichen zugewiesen werden.
Automatischer Datenabgleich für mobile Systeme
Gerade auch für mobile User und externe Mitarbeiter ist diese Lösung ideal. Sobald sich z. B. ein Außendienstmitarbeiter mit seinem Notebook in das Firmennetzwerk einloggt, werden die Dokumentenvorlagen automatisch aktualisiert.
Effizienter und strukturierter Zugriff auf Vorlagen
Ordnen Sie Ihre Dokumente und Vorlagen einfach nach Geschäfts- oder Funktionsbereichen, Abteilungen, Kategorien etc. Der Mitarbeiter kann bei Bedarf Vorlagen- Zugriffe und Signaturen über Profile steuern, so dass er genau die Vorlagen- Auswahl und Felder gefüllt bekommt, die in seiner aktuellen Rolle relevant sind (z. B. wenn Sekretariate mehrere Funktionsbereiche erfüllen und verschiedene Signaturen benötigen).
Multi-Language Fähigkeit für globale Vorlagensteuerung
Dokument-und Frontend-Sprache lassen sich separat einstellen. Vorlagen lassen sich problemlos Multi- Language-fähig machen – einfach Text in beliebige Sprachen übersetzen und einbinden. Kein Entwickler-Know-how ist notwendig.
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