Automatische Rechnungserkennung
Automatische Rechnungserkennung mit lobo
Die Rechnungserkennung ist eine zukunftsweisende Lösung zur automatisierten Verarbeitung sämtlicher nationaler wie internationaler Rechnungen und Gutschriften. Die Rechnungserkennung interpretiert, unabhängig von der Sprache, den kompletten Text einer Rechnung und extrahiert mit hoher Lesequalität alle buchungsrelevanten Daten aus Rechnungen und Gutschriften, die üblicherweise im Rechnungserfassungsprozess benötigt werden. Damit schließt für das Rechnungswesen den Medienbruch in der Rechnungsbearbeitung passgenau.
Nutzenaspekte
Das generische Basisregelwerk implementiert auf robuste Art und Weise, zumeist sprachunabhängig, die Extraktion der buchungsrelevanten Daten aus der Gesamtheit aller möglichen vorkommenden Dokumentenausprägungen derart, dass im Gesamtmittel optimale Ergebnisse erzielt werden. Die Lösung basiert auf langjährigen Erfahrungen aus verschiedenen Projekten und ist flexibel und einfach zu handhaben. Die effiziente Konfiguration individueller Besonderheiten ist in weiten Bereichen möglich.
Über den Trainingsmodus ist die Rechnungserkennung „lernfähig“. Bei Bedarf können zunächst nicht sicher erkannte Informationen im VERIFY-Dialog belegtypspezifisch angelernt werden. Die Lösung verzichtet bei der Datenextraktion von Rechnungen und Gutschriften weitestgehend auf die Schlüsselwortsuche. Anpassungen und Erweiterungen an andere Sprachen und Länder sind dadurch mit geringem Aufwand und in kurzer Zeit möglich.
Ohne Probleme werden mehrseitige Rechnungen verarbeitet, d. h. insbesondere auch Rechnungen mit Tabellen, die sich über mehrere Seiten erstrecken. Durch spezielle Lesealogrithmen bei der Erkennung von Tabellen verarbeitet die Lösung einzeilige Tabellenpositionen und in vielen Fällen auch solche, deren Positionen eine variable Anzahl Zeilen aufweisen.
Zur sicheren Kreditorenbestimmung werden u. a. die im ERP-System des Anwenders vorgehaltenen Stammdaten genutzt. In mehrdeutigen Situationen bietet eine spezielle Technik Möglichkeiten zur Differenzierung anhand von sicheren textuellen Dokument-Merkmalen. Weitergehende Prüfungen auf Positionsebene sind auf Basis von Bestelldaten möglich.
Neben den papiergebundenen können auch elektronische Rechnungen durch die Lösung verarbeitet werden. Dies ist möglich, indem der verwendete ScanClient oder die Importkomponente, eine entsprechende Schnittstelle implementiert.
Das System ist durchsatzoptimiert und arbeitet aus Gründen der Erfassungs-Effizienz batch-orientiert. Per Batch-Splitting in Verbindung mit einem raffinierten Wiedervorlagemenü ist es möglich, einzelne (problematische) Dokumente für eine bestimmte Zeit zurückzustellen, ohne den Fluss der übrigen Dokumente zu bremsen. Dies kann dann erforderlich sein, wenn Klärungsbedarf besteht, oder wenn z.B. momentan fehlende Wareneingangsinformationen erst abgewartet werden müssen. Dort, wo die implementierten Standards und die umfangreichen Möglichkeiten der Konfiguration nicht ausreichen, bietet eine leistungsstarke Skripting-Schnittstelle auf Daten- und Komponentenebene unbegrenzte Möglichkeiten zur Individualisierung. Dies wird u. a. von zahlreichen Dienstleistern und VARs genutzt.
Funktionen – Rechnungsverarbeitungsprozess
Import
- Stapelorientierte Verarbeitung
Die Dokumente werden üblicherweise in Stapeln vorgetrennt verarbeitet. Die Vortrennung erfolgt per Trennblatt oder mittels Barcodeaufkleber auf der Dokument-Erstseite. Anhänge, die mit einem separaten Trennblatt oder einem speziellen Barcode auf der ersten Anhangsseite gekennzeichnet sind, können so von der Extraktion ausgeschlossen werden. Die Verarbeitung nicht vorgetrennter Dokumente ist ebenfalls möglich. - Standardisierte Dateischnittstelle
Die standardisierte Dateischnittstelle unterstützt die Übernahme von Bildern, Meta-Daten und Steuerinformationen in “flacher” und/oder “hierarchischer” Struktur. Neben binären Bildern können auch farbige Bilder importiert werden. Die binären (TIFF-) Bilder werden zur Schriftenlesung verwendet. Die farbigen (JPEG-) Bilder werden nur durchgeschleust. Das Handshaking mit dem übergebenden Prozess findet über Signal-Dateien statt. - Transaktionssichere Datenhaltung
Durch den Import werden alle Daten transaktionssicher in einer SQL- Datenbank zur weiteren Verarbeitung zwischengespeichert. Die Löschung der Daten in der Datenbank erfolgt erst dann, wenn die übernehmende Anwendung ein entsprechendes Signal zur Löschung gesetzt hat. - Skripting Schnittstelle
Der Import ist skripting-fähig und kann neben dem Standard an individuelle Gegebenheiten angepasst werden.
Erkennung und Extraktion
- Flexible Lieferantenbestimmung
Durch Suche nach den bekannten Kontoinformationen, Umsatzsteueridentnummer und der IBAN des Lieferanten sowie erweiterbare Stammdatennutzung (Einbezug von Adressinformationen etc.) und den Einsatz der bewährten XFingerPrint- Technologie. - Höchste Extraktionsleistung
Durch den Einsatz aktueller Zeichenerkennungssoftware, auch von Drittanbietern in Verbindung mit der Freitexterkennung XConText und dem führenden Tabellenfinder. - Höhere Blindbuchungsrate
Durch vollständigen Tabellenabgleich (Abgleich komplexer Tabellenstrukturen, Verarbeitung von Feldern mit bis zu 5 Nachkommastellen etc.). - Kontrolliertes Training
Gezielte Erhöhung der Leseleistung bei problematischen Lieferanten; gesteuert über die Nachverarbeitung. Ist auch auf Tabellenspalten (wie Artikeltext) anwendbar, hierbei werden unterschiedliche Positionen auf Erst- und Folgeseiten berücksichtigt.
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