Schnittstelle zu Infor & BAAN
Ihre Situation
Sie haben stark wachsende Dateibestände, die revisionssicher archiviert werden müssen. Wenn Ihre Mitarbeiter Rechercheanfragen bearbeiten wollen, müssen sie sehr oft aufwändig nach den gewünschten Informationen suchen, da die „Lagerorte“ nicht klar definiert sind?
Die Lösung
Mit unserer Dokumenten Management Schnittstelle ist es möglich, die ERP-Lösungen Infor ERP LN, Infor ERP Baan 4 und 5 in Rekordzeit anzubinden und vorkonfigurierte Dokumente, wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Frachtpapiere und Journale im Bereich Vertrieb und Finanzen bereit zu stellen.
Alle Dokumente, die den Geschäftsprozess begleiten, können direkt aus Infor ERP LN/Baan heraus revisionssicher archiviert werden. Dies kann sowohl vorgangsbezogen als auch völlig automatisiert erfolgen.
Besondere Merkmale der Lösung
- Dokumente und Drucklisten können direkt aus dem ERP-System heraus archiviert werden.
- Bei der Archivierung können alle Informationen, die auf dem Infor ERP LN/Baan-Bericht zu sehen sind, als Index mit dem Dokument an das Archivsystem übergeben werden.
- Rechercheanfragen können unmittelbar aus dem ERP-System an das Archivsystem gestellt werden.
- Über Barcode können Eingangsdokumente den entsprechenden ERP-Vorgängen zugeordnet werden.
Durch Zwangsarchivierung steuert das System – nicht der Anwender – die Übernahme der Dokumente in das Archiv. So werden Anwenderfehler und der Verlust von Dokumenten verhindert. Systemeingriffe in Sessions und Reports sind nicht mehr erforderlich.
Durch Individualparametrierung können den Dokumenten individuelle Feldinformationen mitgegeben werden. Dubletten können auf Wunsch vermieden werden. Ist diese Option eingeschaltet, überprüft das System, ob Dokumente bereits vorhanden sind und weist diese dann ab.
Alle Druckanforderungen werden abgedeckt, wie beispielsweise:
- Weiterleitung an Vorschau zur Druckentscheidung
- Weiterleitung auf Client-Druck
- Ohne parallelen Druck, ausschließliche Archivierung.
Beispielanwendung: Revisionssichere Archivierung von Ausgangsbelegen Mit dem Druck von Infor ERP LN/Baan- Ausgangsbelegen (z. B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Frachtbriefen und Ausgangsrechnungen) können diese Belege über die lobodms Schnittstelle in die DMS-Umgebung übernommen werden. Die Verschlagwortung erfolgt vollautomatisch bei der Übergabe.
Das einfache Wiederfinden der originär erstellten Belege ist über benutzerfreundliche Abfragemasken jederzeit möglich und kann auch auf die Historie der betroffenen Dokumente ausgeweitet werden. Die direkte Abfrage des Originalbelegs aus Infor ERP LN/Baan heraus ermöglicht den Mitarbeitern, aus der gewohnten Applikationsumgebung heraus zu arbeiten. Durch die revisionssichere Archivierung der erstellten Belege ist die Reproduktion von Originalbelegen somit problemlos möglich.
„Reproduktion von Originalbelegen problemlos möglich …“
Die Vorteile
Der hohe Integrationsgrad der Schnittstelle in die Infor ERP LN/Baan-Umgebung ermöglicht einen Return on Investment innerhalb kürzester Zeit. Die Schnittstelle lässt sich aus Infor ERP LN/Baan heraus ansprechen, ohne dass Ihre Anwender die gewohnte Umgebung verlassen müssen. Durch die nahtlose Integration der Schnittstelle in das System können Anwender ohne Zusatzschulung wie gewohnt weiterarbeiten.
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