Personalmanagement
Die digitale Personalakte beinhaltet, wie ihr papiergebundener Vorgänger, alle Dokumente zu einem Mitarbeiter. Zusammen bilden alle digitalen Personalakten das digitale Personalarchiv. Weder die Struktur der Ablage noch der Inhalt der Personalakte unterscheiden sich in der digitalen von der Papierversion. Warum also der Umstieg auf ein digitales Medium?
Online Bewerbungen werden immer populärer und auch andere Dokumente liegen bereits in digitaler Form vor (Zeiterfassungen oder Lohnbuchhaltung). Diese Dokumente können direkt und ohne Umwege in die digitale Akte übernommen werden. Damit entfällt aufwändiges, manuelles Einsortieren zum jeweiligen Vorgang.
Durch die Ablösung von Papierakten, sparen Sie nicht nur Zeit & Geld bei der Ablage – sie benötigen auch keinen Lagerraum mehr zur Archivierung. Stattdessen haben Sie die Möglichkeit unsere kostengünstigen Archivsysteme zu nutzen. Profitieren Sie darüber hinaus von der von der hohen Verfügbarkeit einer digitalen Akte.
Sicherheit
Die Personalakten gehören zu den sensibelsten Daten im Unternehmensbestand. Entsprechend hoch ist bei unserer Personalakte der
Zugriffschutz ausgeprägt. Ihre Personaldaten werden durch ein zweistufiges Sicherheitskonzept geschützt. Der IT-Administrator kann die digitale Personalakte in die bestehende Unternehmensstrategie einbinden, hat aber im Gegensatz zum Administrator der Fachabteilung keinen Zugriff auf Mitarbeiter-Stammdaten und Dokumente.
Und die Benutzer? Wir unterschieden zwischen Mitarbeiter, Vorgesetzte und Mitglieder der Personalabteilung. Ihre jeweiligen Zugriffsrechte können aus der bestehenden Rechtestruktur abgeleitet oder manuell erstellt werden. Selbstverständlich ist ein Zugriffsprotokoll – sie können also jederzeit sehen wer eine Personalakte geöffnet hat.
Struktur der Personalakte
Die Personalakte verfügt über einen öffentlichen Bereich der für Berechtigte Mitarbeiter einsehbar ist und über einen abgeschlossenen Bereich der lediglich für Mitarbeiter der Personalabteilung und vorgesetzte vorgesehen ist.
Suchen
Sie können Personaldokumente mithilfe von Metadaten index- und kategorisieren. Die Suche indexiert natürlich auch die Volltext Inhalte.
Fazit
Möchten Sie jederzeit und von jedem Ort auf Ihre unternehmensweiten Personalakten zugreifen? Suchen Sie eine Dokumenten Management Lösung mit einfacher Ablagestruktur, schneller Suche und geringem Platzverbrauch? Wollen Sie Ihre Betriebskosten reduzieren? Dann ist unser Personalmanagement genau die richtige Lösung für Sie.
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